Как се попълва разходен касов ордер?

Подобно на приходния касов ордер, разходният касов ордер е част от документацията на всяка фирма. Двата счетоводни документи се наричат още ПКО и РКО. Те служат за финансовата отчетност на фирмата - за извършени разходи или приходи към физическо или юридическо лице.

Касовите операции винаги са придружени от подобен документ, чието попълване става по образец. С попълването на бланките се удостоверява приемането на парични средства в брой от физически или юридически лица. Документът за разходите - разходният касов ордер, се попълва бързо и лесно. С него се документират всички изходящи пари. 

Основни стъпки при попълването

За правилния документ трябва да се избере подходящата бланка. Тя може да бъде закупена от всеки специализирани търговски обекти или изтеглена от интернет. Такива документи се предлагат и във всеки копирен център срещу малка сума. 

В образеца се вписва сумата, която разходвате - с числа и думи. Попълват се данните на двете страни - пълни имена и ЕГН или ЕИК в зависимост дали се отнася до физическо или юридическо лице.

Плащането се описва, като се обозначава основанието -  наем, стоки, услуги или друго. 

Разходният касов ордер с квитанция трябва да бъде подписан от платеца и от човекът, приел плащането. Ако е необходимо, се поставя печат на дружеството. 

Същност на попълването на разходен касов орден

Правилното попълване на разходния касов ордер е важно за счетоводно отразяване на финансовите операции. То се отнася и до юридическата валидност на документацията. Ако се попълни некоректно, може да се стигне до загуби, глоби и юридически проблеми.

Грешки

За съжаление, въпреки че се работи по образец, могат да бъдат допуснати грешки - при попълването на сумата - числово или словом, например. 

Всеки разходен касов ордер трябва да бъде подписан от отговорните лица. При описанието също може да се допусне грешка. Важно е да се спазват нормативните изисквания за съхранение на документи.

Поддържане на точност и законосъобразност

С правилното попълване на разходен касов ордер ще бъдат намалени рисковете от загуби. Затова е важно да се използват образци, а персоналът да бъде обучен. 

Няма изисквания за номерата на разходните касови ордери. ПКО и РКО на хартиен носител имат отделна номерация за всяка календарна година, като винаги се започва от 1. Когато са електронни, то няма изискване каква да бъде номерацията, важно е да има проследимост на движенията в касата.

В някои образци се попълват и данните на главния счетоводител, касиера и вносителя на сумата. Документът се продава на кочани от няколко стотин броя. Те могат да се използват не само в една календарна година.

Следете новините ни в GoogleNews