Как се попълва пътна книжка

Пътната книжка е документ, който се използва за отчитане на пробега и контрол на транспортни разходи на превозно средство. Обикновено е нужна с цел контрол на служебни пътувания, регистриране на изминати километри и разход на гориво. Тя се използва главно от фирми, които притежават или управляват служебни автомобили, но може да се използва и от физически лица за проследяване на служебни или лични пътувания. Тя е сред основните транспортни документи в даден служебен автопарк, наред с регистрационните талони на автомобилите и фактурите за ремонт, разход на гориво и т.н.

Какво съдържа?

Основната информация за автомобила в една пътна книжка съдържа регистрационен номер, марка и модел на автомобила, начален километраж (при започване на използването на книжката). Попълва се и информация за водача - име и фамилия, както и подпис (ако е необходимо).

По образец трябва да се съдържат данни като графа за дневните маршрути с дата на пътуването, начален километраж (отчетено от километража на автомобила), краен километраж (след завършване на пътуването), изминато разстояние (разликата между начален и краен километраж). Задължително във фирмения документ трябва да присъства маршрут – откъде и докъде се е пътувало (например: София – Пловдив), цел на пътуването – защо се е осъществило пътуването (например: служебна среща, доставка на стоки и др.) и разход на гориво (литри или друга стойност, в зависимост от документацията).

Сред задължителните изисквания има седмичен или месечен отчет. Той трябва да включва данни като общо изминати километри за периода и общ разход на гориво.

Как се попълва?

Тук ще споделим основните инструкции за попълване на шофьорския дневник за пътувания. При започване на нов период (ден/седмица/месец) във всяка пътна книжка трябва да се запише началният километраж на автомобила в началото на периода. При всяко пътуване в колона „Дата“ се попълва датата на пътуването. В „Начален километраж“ се записва числото, което показва километражът преди началото на пътуването. В „Краен километраж“ се отбелязва числото след завършване на пътуването. В графата „Изминато разстояние“. Се изчислява и вписва разликата между двата предходни показателя.

Другите задължителни за попълване данни са опис на маршрута (например „София–Пловдив“) и определянето и вписването на целта на пътуването (например „доставка на стока“).

След края на периода на използване на пътна книжка трябва да се сумират всички изминати за това време километри. Също така, ако има разходи за гориво, те се изчисляват и отбелязват на базата на пробега и разхода на гориво на автомобила.

Защо се използва пътна книжка?

Контрол на разходите: Фирмите могат да следят маршрут и разход на гориво и дали служебните автомобили се използват по предназначение.
Отчетност пред НАП: фирмената пътна книжка е важна при отчет за пътни разходи и разходите за гориво и отчитането на ДДС за служебни пътувания.

Оптимизация на маршрутите: Може да се анализира информацията за по-ефективни маршрути и разходи.

Разлика между пътна книжка и пътен лист

Разликата между пътна книжка и листа е съществена, въпреки че и двата документа се използват за отчетност на служебни превозни средства. Пътна книжка се използва основно за отчитане на изминатото разстояние и разхода на гориво на превозно средство. Листът от своя страна е официален и задължителен документ за движение на определени моторни превозни средства, особено в транспортния и таксиметровия бранш.

Следете новините ни в GoogleNews